En quête de performance : les coulisses du MES – Episode 3

Comment rédiger le cahier des charges de son logiciel MES ?

Dans le dernier épisode de cette série, nous avons vu ensemble comment mettre en avant le projet d’installation d’un MES auprès de votre entreprise en exposant les gains qu’un tel outil peut apporter à un atelier de production. Si l’investissement est maintenant validé, félicitations, vous entrez dans la partie la plus intéressante de ce beau projet avec une première étape cruciale : définir le cahier des charges.

Selon moi, il s’agit de la partie la plus importante car elle va permettre de cadrer les choses et de s’assurer que l’installation du logiciel va bien répondre à toutes les attentes de votre entreprise. En lien avec les équipes d’Astrée Software, prenez le temps de bien définir vos besoins et n’hésitez pas à recueillir des informations auprès des différents services de votre entreprise pour être sûr de ne rien oublier.

Pour vous aider, voici quelques questions auxquelles vous pouvez essayer de répondre pour mettre en place un cahier des charges complet et adapté :

Ai-je bien ciblé toutes les personnes à impliquer dans ce projet ?

Avant toute chose, il est nécessaire de refaire un point complet sur les personnes à inclure dans l’équipe de mise en place de ce MES. Qu’il s’agisse des personnes directement concernées par l’installation du logiciel dans l’atelier (responsables logistique/qualité/production), des services supports qui vont être indirectement touchés par la mise en place d’un tel outil (service IT / ERP) ou même de membres de la direction qui souhaiteraient prendre part à ce projet, formez une équipe complète avec laquelle vous êtes sûr d’avoir les réponses aux questions qui pourraient être soulevées sans avoir à perdre trop de temps.

Quelles sont les attentes du côté opérateur ?

L’idée d’installer un logiciel MES dans votre atelier émane peut-être d’une demande de chefs d’équipe, de responsables logistiques ou responsables de production souhaitant faciliter leur quotidien et réduire les tâches inutiles pour mieux se consacrer à la gestion de leurs équipes mais qu’en est-il des opérateurs ? Même si vous n’installerez probablement pas les 9 modules que propose Aquiweb d’un seul coup, il y a de fortes chances pour que les opérateurs de votre atelier en deviennent les premiers utilisateurs. Leur avis est donc précieux.

Mon conseil : incluez dès le début de votre projet des opérateurs qui deviendront des ambassadeurs de la solution auprès du reste de l’atelier. Demandez leur avis, leurs attentes et faîtes leurs prendre part aux réunions de définition du cahier des charges.  En plus d’aider à coller au mieux aux attentes de l’atelier, ces opérateurs seront aussi des excellents points de support lors du go-live et pour la conduite du changement dans l’atelier dont nous reparlerons dans un prochain article.

Mon ERP est-il prêt à accueillir ce changement ?

Rédiger votre cahier des charges pour l’installation d’un MES ne concerne pas seulement le logiciel MES en lui-même. L’ERP allant devenir la base des échanges de données, assurez vous que celui-ci est prêt et configuré pour accueillir ce nouvel outil. Prenez le temps de faire le point avec les équipes en charge de sa gestion afin de définir les process d’échanges de données entre Aquiweb et l’ERP. Il est aussi nécessaire de savoir si toutes les caractéristiques des produits que vous fabriquez (matériaux, gammes, nomenclatures, fournisseurs, …) dont vous avez besoin pour configurer votre version d’Aquiweb sont bien présentes dans un champ quelque part dans l’ERP, sinon, il va être nécessaire de les créer. Un dernier point important qui pourrait vous faire gagner énormément de temps avant l’installation du MES, assurez-vous de la propreté des données de votre ERP. Les gammes et nomenclatures sont-elles encore toutes d’actualité ? Les opérations sont-elles toutes bien soldées ? Les stocks sont-ils à jour ? Cette étape de nettoyage peut paraître fastidieuse mais elle est nécessaire pour éviter de faire entrer de fausses données dans le logiciel MES qui conduiront à une mauvaise utilisation de celui-ci.

Quelles sont les points d’attention de mon service IT ?

La dernière étape pour mettre en place votre cahier des charges est de faire le point avec les équipes IT de votre entreprise. Qu’il s’agisse de questions liées aux serveurs, à la compatibilité avec le matériel en place ou aux questions relatives à la sécurité, votre service IT va être un des piliers dans l’installation du logiciel MES et il est important que leurs remarques soient prises en compte dans la rédaction de ce cahier des charges. Sans ça, le logiciel pourrait ne pas être utilisé à son plein potentiel ou des dépenses futures pourraient être provoquées suite à des mises à jour qui n’auraient pas été anticipées.

En résumé, il est nécessaire de prendre le temps de bien cadrer le projet avec vos équipes en interne et les équipes d’Astrée Software. Le temps pris pour correctement définir son cahier des charges n’est jamais du temps perdu et quelques jours supplémentaires peuvent économiser des semaines de travail pour rattraper les erreurs une fois le logiciel installé. Maintenant, il ne vous reste plus qu’à trouver la bonne personne pour mener à bien ce projet ! Nous le verrons dans le prochain épisode.

Qui solliciter pour bien définir son cahier des charges ?

• Les experts Astrée Software
• Les différents responsables des départements concernés par l’installation d’Aquiweb
• Les opérateurs
• Les services supports et en amont de la production
• Le service IT
• Les équipes en charge de l’ERP (sur site ou au niveau global)
• D’autres entreprises ayant déjà installé le logiciel Aquiweb dans leur atelier

Article rédigé par Baptiste Jard, 2h18 au marathon, qui a décidé de mettre en suspens sa carrière d’ingénieur pour se lancer à la poursuite de son rêve : représenter la France sur les plus grandes compétitions internationales.